Calendly handleiding: Hoe maak ik een Calendly kalender aan?

Wat is Calendly?

Calendly is een online afsprakenplanner die je helpt bij het beheren van je agenda door geautomatiseerde boekingen mogelijk te maken. Het elimineert de noodzaak van eindeloos e-mailverkeer om een geschikt tijdstip voor een afspraak te vinden. Gebruikers kunnen eenvoudig een tijdslot kiezen dat voor beide partijen werkt, waardoor de planning soepel en efficiënt verloopt.

Stappen om Calendly op te zetten

1. Aanmelden en Inloggen

• Ga naar de Calendly-website: Bezoek Calendly.com en klik op “Sign Up”.
• Maak een account aan: Je kunt je aanmelden met je e-mailadres of je Google-account gebruiken voor een snellere registratie.

2. Je Beschikbaarheid Instellen

• Beschikbaarheid bepalen: Nadat je bent ingelogd, ga je naar het tabblad “Event Types” en klik je op “New Event Type” om een nieuwe afspraakcategorie te maken.
• Instellen van je werktijden: Geef aan op welke dagen en tijden je beschikbaar bent. Dit is belangrijk zodat mensen alleen afspraken kunnen boeken binnen jouw opgegeven tijden.

3. Event Types Maken

• Soorten afspraken: Calendly biedt verschillende soorten afspraken, zoals één-op-één, groepsbijeenkomsten, en collectieve afspraken. Kies het type dat het beste past bij jouw behoeften.
• Duur en naam van de afspraak: Stel de duur van de afspraak in (bijvoorbeeld 30 minuten) en geef het een duidelijke naam (zoals “Consultatiegesprek”).

4. Integraties Instellen

• Kalenderintegratie: Koppel Calendly aan je bestaande agenda (Google Calendar, Outlook, enz.) om dubbele boekingen te voorkomen en om je agenda up-to-date te houden.
• Andere integraties: Calendly kan ook worden geïntegreerd met andere tools zoals Zoom, Microsoft Teams en Slack, wat handig is voor het automatisch genereren van vergaderlinks.

5. Je Calendly Link Delen

• Unieke link: Na het instellen van je beschikbaarheid en afspraaktypes, genereert Calendly een unieke link voor je profiel (bijvoorbeeld: calendly.com/jouwnaam).
• Delen met klanten: Deel deze link via e-mail, je website, sociale media, of andere communicatiekanalen. Klanten kunnen nu eenvoudig een tijdslot kiezen dat hen schikt.

6. Aanpassen van Bevestigingen en Herinneringen

• Automatische bevestigingen: Calendly stuurt automatisch bevestigingsmails naar degenen die een afspraak hebben geboekt.
• Herinneringen instellen: Je kunt ook herinneringsmails instellen die automatisch worden verzonden voor de afspraak, zodat niemand het vergeet.

Extra Tips voor Effectief Gebruik van Calendly

• Buffer tijd: Voeg buffertijd toe tussen afspraken om te voorkomen dat je te strak gepland staat.
• Korte vragenlijst: Voeg een korte vragenlijst toe aan het boekingsproces om belangrijke informatie van je klant te verzamelen voorafgaand aan de afspraak.
• Mobiele app: Gebruik de mobiele app van Calendly om je afspraken onderweg te beheren.

Conclusie

Calendly is een krachtige tool die je helpt om je afsprakenbeheer te stroomlijnen en je tijd efficiënter te benutten. Door de stappen in deze gids te volgen, kun je Calendly eenvoudig opzetten en beginnen met het optimaliseren van je planningsproces. Of je nu individuele consultaties aanbiedt, teamvergaderingen organiseert of workshops plant, Calendly maakt het makkelijker voor zowel jou als je klanten om altijd een geschikt moment te vinden.